Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử tại Thanh tra tỉnh Tây Ninh

​

Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý

văn bản điện tử tại Thanh tra tỉnh Tây Ninh

(Ban hành kèm theo Quyết định số     07/QĐ-TTr  ngày 08 tháng 01 năm 2020

 của Chánh Thanh tra tỉnh Tây Ninh)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi, đối tượng

1. Quy chế này quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (eGov) tại Thanh tra tỉnh.

2. Quy chế này không áp dụng đối với việc gửi, nhận văn bản điện tử có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh (eGov) là phần mềm tin học ứng dụng thực hiện các quy trình, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động liên quan đến gửi, nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng.

2. Tài khoản đăng nhập: Công chức và người lao động được cấp tài khoản (User name) và mật khẩu (password) để có quyền truy cập và sử dụng các chức năng của phần mềm văn phòng điện tử eGov của Thanh tra tỉnh.

Điều 3. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua phần mềm văn phòng điện tử eGov quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

2. Văn bản điện tử không thuộc khoản 1 Điều này được gửi, nhận qua phần mềm văn phòng điện tử eGov có giá trị để biết, tham khảo, không thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

 Điều 5. Nguyên tắc và yêu cầu phát hành, tiếp nhận văn bản điện tử

1. Nguyên tắc phát hành, tiếp nhận văn bản điện tử

a) Việc phát hành, tiếp nhận văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của  pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ;

b) Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan, đơn vị phải được phát hành, tiếp nhận qua phần mềm văn phòng điện tử eGov, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều 6 Quy chế này và các trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa xây dựng phần mềm quản lý văn bản;

c) Các cơ quan, đơn vị không phát hành văn bản giấy khi đã gửi văn bản điện tử được ký số, trừ các trường hợp quy định phải gửi kèm văn bản giấy theo quy định tại Khoản 2 Điều 6 Quy chế này;

d) Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời bên nhận phản hồi cho bên gửi được biết thông qua phần mềm quản lý văn bản eGov hoặc thông qua Trục liên thông văn bản tỉnh để xử lý theo quy định.

2. Yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử

a) Việc gửi, nhận văn bản điện tử đảm bảo theo yêu cầu tại Điều 6 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg;

b) Khi nhận được văn bản điện tử đến, văn thư bên nhận phải xử lý ngay, không chờ văn bản giấy và chuyển xử lý theo quy trình sau khi nhận, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Điều 6. Các loại văn bản điện tử và đầu mối tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử

1. Các loại văn bản điện tử

Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phải được tiếp nhận, phát hành qua phần mềm văn phòng điện tử eGov, trừ văn bản có tính chất mật, trừ trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử (có phụ lục kèm theo).

2. Các loại văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy

a) Văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo quy định tại Quy chế làm việc của Chính phủ.

b) Văn bản, hồ sơ trình cơ quan Đảng, HĐND và UBND các cấp theo quy định tại Quy chế làm việc của cơ quan Đảng cấp trên, HĐND và UBND các cấp; văn bản kèm tài liệu chuyên ngành, bản đồ…

 c) Văn bản, hồ sơ yêu cầu Sở Tư pháp thẩm định đối với các dự thảo Nghị quyết, Quyết định quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản QPPL năm 2015.

3. Đầu mối cơ quan, đơn vị tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử

a) Văn thư Thanh tra tỉnh sẽ là đầu mối tiếp nhận và phát hành tất cả các văn bản đến và đi của cơ quan.

b) Tài khoản văn thư của Thanh tra các đơn vị sẽ là đầu mối tiếp nhận và phát hành tất cả các văn bản đến và đi của đơn vị.

 Chương II

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 7. Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử

1. Nội dung thông tin của văn bản điện tử thực hiện theo Khoản 1 Điều 10 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.

2. Phần mềm văn phòng điện tử eGov phải thể hiện các thông tin sau đây của văn bản điện tử:

a)  Mã định danh của cơ quan, đơn vị: thực hiện theo quy định tại Quyết định số 2133/QĐ-UBND ngày 27 tháng 8 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh ban hành danh sách mã định danh các đơn vị hành chính và sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Tây Ninh;

b) Mã định danh văn bản

Cấu trúc Mã định danh văn bản gồm:

- Mã định danh của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật;

- Năm ban hành văn bản, số thứ tự văn bản được ban hành trong năm;

c) Số và ký hiệu văn bản;

d) Ngày, tháng, năm văn bản;

đ) Loại văn bản;

e) Trích yếu nội dung văn bản;

g) Hồ sơ, tài liệu gửi kèm;

h) Trạng thái xử lý (đã đến, đã tiếp nhận, đã chuyển xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành, từ chối nhận (trả lại), thu hồi, xóa...);

i) Chức vụ, họ tên người ký;

k) Mức độ khẩn (khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc);

l) Bên gửi;

m) Bên nhận;

n) Thời gian gửi, nhận;

o) Thời hạn xử lý;

p) Lịch sử gửi, nhận văn bản;

q) Thông tin khác (nếu có).

Điều 8. Tiếp nhận, xử lý văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản

a) Trước khi tiếp nhận, Bên nhận phải kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, tính xác thực của văn bản điện tử và tiến hành tiếp nhận trên phần mềm văn phòng điện tử eGov.

Trường hợp không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu quy định tại Điều 5 Quy chế này, Bên nhận phải kịp thời phản hồi thông qua phần mềm văn phòng điện tử eGov để Bên gửi biết, xử lý theo quy định;

b) Kiểm tra chữ ký số và thông báo đã nhận văn bản theo quy định tại Điều 5 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là Thông tư số 01/2019/TT-BNV).

 2. Xử lý văn bản đến

a) Văn bản đến được đăng ký, số hóa theo quy định tại Điều 6, Thông tư số 01/2019/TT-BNV;

b) Trình, chuyển giao văn bản đến phần mềm điện tử văn phòng eGov thực hiện theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 01/2019/TT-BNV;

 c) Giải quyết văn bản đến:

- Quy định đối với tài khoản văn thư: Sử dụng phần mềm Văn phòng điện tử eGov để tiếp nhận, số hóa, khai báo các thông số văn bản đến nhận được từ các nguồn: Văn bản giấy (nhận qua đường bưu điện hoặc nhận trực tiếp), văn bản điện tử nhập qua trục liên thông văn bản điện tử nhận qua hệ thống thư điện tử, văn bản nhận được qua các nguồn khác.

- Quy định đối với các công chức và người lao động khi xử lý văn bản: Thực hiện tiếp nhận văn bản trên phần mềm Văn phòng điện tử eGov. Trong quá trình xử lý phải cập nhật các thông tin, báo cáo tiến độ xử lý văn bản và hồ sơ công việc do mình thụ lý vào phần mềm Văn phòng điện tử eGov để được quản lý đầy đủ trong cơ sở dữ liệu.

- Quy định đối với lãnh đạo Thanh tra tỉnh; lãnh đạo phòng chuyên môn.

+ Lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo các phòng chuyên môn, lãnh đạo Thanh tra các sở, huyện, thành phố phải thường xuyên theo dõi phần mềm Văn phòng điện tử eGov để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý văn bản, kịp thời đôn đốc xử lý, không để tồn đọng các văn bản đến.

+ Lãnh đạo cơ quan sử dụng phần mềm Văn phòng điện tử eGov để chuyển văn bản đến các cá nhân hay phòng chuyên môn; cho phép phát hành văn bản đi và quyết định việc phát hành hoàn toàn bằng văn bản điện tử hay kết hợp phát hành cả văn bản điện tử và văn bản giấy. Trường hợp phát hiện văn bản, hồ sơ xử lý quá hạn, lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải kịp thời chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận liên quan xử lý khắc phục.

+ Lãnh đạo các phòng chuyên môn thường xuyên giao việc và đôn đốc nhắc nhở công chức thực hiện xử lý văn bản đúng tiến độ, cập nhật hồ sơ công việc đúng quy định trong phần mềm Văn phòng điện tử eGov.

+ Nếu lãnh đạo các phòng chuyên môn trực thuộc trực tiếp xử lý văn bản đến, soạn thảo văn bản đi thì phải thực hiện theo Quy định đối với các công chức và người lao động khi xử lý văn bản.

3. Trường hợp sau khi tiếp nhận mà có thông báo thu hồi văn bản điện tử, Bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử được thu hồi đó trên phần mềm văn phòng điện tử eGov, đồng thời thông báo việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua phần mềm văn phòng điện tử eGov để Bên gửi biết.

Điều 9. Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ban hành, phát hành văn bản đi

1. Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Văn bản đi được soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định tại Điều 10 Thông tư số 01/2019/TT-BNV.

2. Ban hành, phát hành văn bản đi

a) Ban hành, phát hành văn bản đi thực hiện theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 01/2019/TT-BNV;

b) Trường hợp văn bản đi có đề nghị văn bản phản hồi, phải cập nhật đầy đủ thông tin yêu cầu phản hồi, thời hạn xử lý;

c) Trường hợp văn bản đi để xử lý hoặc phản hồi cho văn bản đến, phải có kết nối, liên thông với nhau;

d) Kiểm tra, theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:

- Văn thư Thanh tra tỉnh, văn thư Thanh tra các đơn vị gửi văn bản có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận văn bản của cơ quan, đơn vị thuộc đối tượng nhận.

- Người chủ trì soạn thảo văn bản đi có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, đơn vị mình gửi. Đối với các văn bản có nội dung yêu cầu giao nhiệm vụ, chuyên viên phải cập nhật thông tin trên hệ thống văn bản, theo dõi, đôn đốc thường xuyên; đồng thời đề xuất, tổng hợp báo cáo đối với các trường hợp chậm trễ (nếu có).

Điều 10. Thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử

1. Thời điểm gửi một văn bản điện tử đến các cơ quan, đơn vị là thời điểm văn bản điện tử đó được văn thư bên gửi phát hành trên phần mềm quản lý văn bản và có hồi báo văn bản gửi thành công.

2. Thời điểm nhận một văn bản điện tử tại cơ quan, đơn vị được xác định là thời điểm văn bản điện tử đó nhập vào phần mềm quản lý văn bản của bên nhận, nếu thời điểm văn bản nhập vào hệ thống ngoài giờ hành chính thì thời điểm tiếp nhận văn bản điện tử đến được tính là thời điểm bắt đầu giờ hành chính kế tiếp.

3. Thời gian gửi, nhận văn bản điện tử giữa các phần mềm quản lý văn bản bảo đảm thống nhất, đồng bộ theo múi giờ Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO 8601) và đồng bộ theo Trục kết nối liên thông của tỉnh.

Điều 11. Lập và lưu trữ hồ sơ điện tử vào lưu trữ của cơ quan, đơn vị

Việc Lập và lưu trữ hồ sơ điện tử vào lưu trữ của cơ quan, đơn vị được thực hiện theo quy định tại Chương IV Thông tư số 01/2019/TT-BNV.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Tổ chức thực hiện

Chánh Văn phòng, các phòng chuyên môn thuộc Thanh tra tỉnh công chức và người lao động căn cứ các quy định trên triển khai thực hiện. Trong quá trình thực hiện có vấn đề phát sinh, vướng mắc cần kịp thời báo cáo lãnh đạo Văn phòng, bộ phận công nghệ thông tin giải quyết.

Điều 13. Xử lý vi phạm

Các hành vi vi phạm quy định tại Quy chế này, tùy theo mức độ vi phạm mà bị xử lý theo các quy định của pháp luật hoặc theo quy định khen thưởng, kỷ luật của cơ quan.

Điều 14.  Hiệu lực văn bản

Quy chế này có hiệu lực từ ngày ký. Trong quá trình thực hiện sẽ có sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tế.

Văn phòng Thanh tra tỉnh (Văn thư, phụ trách công nghệ thông tin) có trách nhiệm tổng hợp những ý kiến đóng góp và đề xuất điều chỉnh, bổ sung kịp thời.

Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Chánh Thanh tra quyết định theo đề xuất của Chánh Văn phòng./.

V.L